Whistleblowing – zgłaszanie nieprawidłowości

Wewnętrzny system zgłoszeń Jet Investment, a.s. (dalej Spółka)

‍

Zgłoszenia

Pracownik, który stwierdzi nieprawidłowości, któremiały miejsce lub mają mieć miejsce w Spółce, na rzecz której wykonuje lubwykonywał pracę lub działalność analogiczną (również pośrednio), lub Spółce, zktórą pozostawał lub pozostaje w kontakcie w związku z wykonywaną pracą lubdziałalnością analogiczną, i które:

  1. niosą znamiona przestępstwa,
  2. niosą znamiona wykroczenia, co do których ustawaprzewiduje karę grzywny o górnej granicy min. 100 000 CZK,
  3. są sprzeczne z ustawą nr 171/2023 Sb. (Dz. U. RepublikiCzeskiej), w sprawie ochrony sygnalistów, zgodnie z późniejszymi zmianami(dalej Ustawa o ochronie sygnalistów), 
  4. narusza inny przepis prawa Republiki Czeskiej lub przepisUnii Europejskiej w dziedzinie
    • usług finansowych, obowiązkowego audytu i innych czynnościsprawdzających, produktów finansowych lub rynków finansowych,
    • podatku CIT,
    • zapobiegania legalizacji dochodów pochodzących zprzestępstwa lub finansowaniu terroryzmu (prania pieniędzy),
    • ochrony konsumenta,
    • zgodności z wymaganiami dotyczącymi produktów, w tym ichbezpieczeństwa,
    • bezpieczeństwa ruchu drogowego, transportu i przewozu,
    • ochrony środowiska,
    • bezpieczeństwa żywności, bezpieczeństwa pasz i karm dlazwierząt oraz ochrony życia i zdrowia zwierząt,
    • ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego,
    • konkurencji, aukcji publicznych i zamówień publicznych,
    • ochrony ładu i bezpieczeństwa wewnętrznego, życia izdrowia obywateli,
    • ochrony danych osobowych, prywatności i bezpieczeństwasieci komunikacji elektronicznej i systemów informatycznych,
    • ochrony interesów finansowych Unii Europejskiej,
    • funkcjonowania rynku wewnątrzwspólnotowego, w tym ochronykonkurencji i pomocy publicznej zgodnie z przepisami Unii Europejskiej,

może dokonać wewnętrznegozgłoszenia takiej nieprawidłowości lub potencjalnej nieprawidłowości, zgodnie zprocedurą opisaną poniżej, za pośrednictwem specjalnego kanału komunikacji(dalej zgłoszenie nieprawidłowości). Zgłoszenie nieprawidłowości to narzędzieinformowania o istotnych obawach w kwestii potencjalnego złamania/naruszeniapowyższych przepisów, w szczególności zaś potencjalnego zagrożenia dlapoprawnego i skutecznego działania systemu kontroli Spółki, a także narzędzieweryfikacji zasadności takich obaw i zastosowania odpowiednich środkówzaradczych, jeśli są one konieczne. 

Poprzez pracę lub działalnośćanalogiczną na rzecz Spółki, w myśl poprzedniego akapitu, rozumie sięnastępujące działania realizowane na rzecz Spółki:

  1. zatrudnienie za wynagrodzeniem w podstawowym stosunkupracy.
  2. usługa,
  3. własna działalność gospodarcza,
  4. egzekwowanie praw powiązanych z udziałem w osobieprawnej,
  5. pełnienie funkcji członka organu osoby prawnej,
  6. realizacja zadań w ramach działalności osoby prawnej, wjej interesie, w jej imieniu lub na jej konto,
  7. zarządzanie funduszem powierniczym,
  8. wolontariat,
  9. praktyki zawodowe, staż
  10. egzekwowanie praw i obowiązków wynikających z umowy,której przedmiotem jest realizowanie dostaw, usług, prac budowlanych lub innychanalogicznych świadczeń,
  11. a takżestarania o pozyskanie pracy lub innej działalności analogicznej.

Spółka nie wyklucza przyjęciazgłoszeń od osoby, która nie wykonuje pracy ani działalności analogicznej narzecz Spółki (podmiotu zobowiązanego) w myśl ust. 1.2 lit. a), b), h) lub i)Ustawy o ochronie sygnalistów.

‍

Procedura dochodzenia w sprawie zgłoszenia 

Nieprawidłowość można zgłosić anonimowo lub nieanonimowo. Zgłoszenia należy realizować w dobrej wierze, co oznacza, że zgłaszający (sygnalista), również w przypadku zgłoszenia anonimowego, powinien mieć uzasadnione przekonanie o zgodności przekazywanych informacji z prawdą.

Zgłoszenie nieprawidłowości zawsze musi zawierać opis faktów, na podstawie których sygnalista wnioskuje, że miało miejsce lub może mieć miejsce naruszenie powyższych przepisów. Do zgłoszenia można dołączyć dokumenty lub inne nośniki danych, na które sygnalista powołuje się w zgłoszeniu. W zgłoszeniu można podać kontakt do sygnalisty, pod którym wyznaczona osoba i jej zastępca, wybrani przez Spółkę zgodnie z § 10 Ustawy o ochronie sygnalistów w celu przyjmowania i oceny zasadności zgłoszeń nieprawidłowości (dalej wspólnie „wyznaczona osoba” lub osobno „wyznaczona osoba” i „zastępca”) może zwrócić się do sygnalisty, jeśli okaże się to konieczne z uwagi na uzupełnienie lub doprecyzowanie okoliczności wskazanych w zgłoszeniu.

Sygnalista i osoby w myśl § 4 ust. 2 lit. a) do h) ustawy o ochronie sygnalistów mają zapewnioną ochronę w myśl § 4 ustawy o ochronie sygnalistów, tj. nie mogą być wystawieni na działania odwetowe. Wewnętrzny system zgłoszeń gwarantuje m.in., że:

  1. ze zgłoszeniem może zapoznać się tylko wyznaczona osoba;
  2. wyznaczoną osobę obowiązuje całkowita poufność, jeśli chodzi o okoliczności, o których dowiedziała się ona w trakcie pełnienia swojej funkcji, przy czym poufność ta obowiązuje ją również po zakończeniu pełnienia funkcji, jeśli ustawa nie przewiduje inaczej;
  3. wyznaczona osoba nie udostępni nikomu informacji, które mogłyby udaremnić lub zagrozić celowi zgłoszenia;
  4. wyznaczona osoba może udzielić informacji o tożsamości sygnalisty i osoby w myśl § 4 ust. 2 lit. a) do h) Ustawy o ochronie sygnalistów wyłącznie za pisemną zgodą takich osób, chyba że wyznaczona osoba ma obowiązek udzielenia takich informacji odpowiednim władzom, zgodnie z innymi przepisami prawa.
  5. Zgłoszenie nieprawidłowości może mieć formę pisemną lub ustną; przekazywane jest wskazanej osobie lub jej zastępcy, których dane podano poniżej. Zgłoszenia pisemnego należy dokonać w postaci dokumentu, za pośrednictwem poczty lub kuriera na adres:
  6. Jet Investment, a.s.
  7. Whistleblowing
  8. Hlinky 49/126, 603 00 Brno, Pisárky
  9. lub w formie e-maila na adres mailowy wskazanej osoby i jej zastępcy, podane poniżej. Zgłoszenia ustnego można dokonać w formie telefonicznej pod numerem telefonu wskazanej osoby i jej zastępcy, podanym poniżej, lub na wniosek sygnalisty osobiście tym osobom, pod adresem wskazanym powyżej w akapicie 1.6; w takiej sytuacji wskazana osoba ma obowiązek osobistego przyjęcia zgłoszenia w rozsądnym terminie, najpóźniej w ciągu 14 dni od dnia, kiedy sygnalista zgłosił taką potrzebę. Ze zgłoszenia ustnego sporządzany jest protokół lub (za zgodą sygnalisty) nagranie. Wskazana osoba zapewni sygnaliście możliwość ustosunkowania się do protokołu lub nagrania; komentarz sygnalisty dołącza się do protokołu lub nagrania.
  10. Zgłoszeniem nieprawidłowości zajmuje się wskazana osoba lub jej zastępca, tj. osoby wyłonione przez Spółkę, która bada i weryfikuje okoliczności wskazane w zgłoszeniu.
  11. Wskazana osoba ma obowiązek pisemnie poinformować sygnalistę o przyjęciu zgłoszenia w ciągu 7 dni od dnia jego przyjęcia, chyba że i) sygnalista wyraźnie wskazał, że nie chce być informowany o przyjęciu zgłoszenia lub ii) na skutek informacji o przyjęciu zgłoszenia w sposób ewidentny doszłoby do ujawnienia tożsamości sygnalisty innej osobie.

‍

Ocena dochodzenia

Zgłoszenie zostanie ocenione jako zasadne lub bezzasadne:

  1. Zgodnie z taką oceną w sprawie zasadnego zgłoszenia przeprowadzone zostanie dochodzenie, przy jednoczesnej ochronie tożsamości sygnalisty. Wskazana osoba ma obowiązek pisemnie poinformować sygnalistę o wynikach oceny w ciągu 30 dni od dnia przyjęcia zgłoszenia. W przypadkach złożonych pod względem okoliczności lub zastosowanych przepisów, okres ten można przedłużyć o 30 dni, maksymalnie dwukrotnie. Wskazana osoba przed upływem pierwotnego terminu ma obowiązek pisemnie poinformować sygnalistę o jego przedłużeniu wraz z odpowiednim uzasadnieniem. Wyjątki od obowiązku pisemnej informacji w myśl ust. 1.8 stosowane będą analogicznie. Jeżeli zgłoszenie oceniono jako zasadne, wskazana osoba zaproponuje podmiotowi zobowiązanemu odpowiednie działania zapobiegawcze lub środki zaradcze wobec grożącej lub zaistniałej nieprawidłowości. Jeżeli zgłoszenia dokonano wobec wskazanej osoby podmiotu zobowiązanego, dla którego sygnalista nie wykonuje pracy ani innej działalności analogicznej, wskazana osoba proponuje środki zaradcze osobie, dla której sygnalista wykonuje pracę lub działalność analogiczną, jeżeli nie wyklucza tego charakter sprawy. Jeżeli podmiot zobowiązany nie podejmie działań zaradczych zaproponowanych przez wskazaną osobę, podejmie inne odpowiednie działania, mające na celu zapobieżenie lub zaradzenie nieprawidłowości; nie jest to konieczne, jeśli działanie zaproponowano innej osobie niż podmiot zobowiązany, który taką osobę wyznaczył. Podmiot zobowiązany bezzwłocznie poinformuje o podjętych działaniach wyznaczoną osobę, która następnie bez zbędnej zwłoki pisemnie poinformuje o tym sygnalistę. Wyjątki od obowiązku pisemnej informacji w myśl ust. 1.8 stosowane będą analogicznie.
  2. Jeżeli zgłoszenie oceniono jako bezzasadne, wyznaczona osoba bez zbędnej zwłoki pisemnie poinformuje sygnalistę o tym, że w oparciu o okoliczności wskazane w zgłoszeniu i pozostałe okoliczności w sprawie, znane wyznaczonej osobie, nie stwierdzono podejrzenia o nieprawidłowość albo stwierdzono, że zgłoszenie opiera się na informacjach niezgodnych z prawdą, oraz pouczy sygnalistę o prawie do zgłoszenia czynu organowi władzy publicznej.

Po przeprowadzonym dochodzeniu i zawartym porozumieniu wskazana osoba przekazuje zanonimizowaną sprawę zgłoszonej nieprawidłowości lub grożącej nieprawidłowości zarządowi Spółki wraz z propozycją działań zapobiegawczych lub środków zaradczych wobec nieprawidłowości w oparciu o zgłoszenie, chyba że na skutek takich działań mogłoby dość do ujawnienia tożsamości sygnalisty lub osoby w myśl § 4 ust. 2 lit. a) do h) Ustawy o ochronie sygnalistów. Zarząd Spółki jest odpowiedzialny za decyzje o podjęciu środków zaradczych i podział obowiązków prowadzących do ich realizacji.

Wszyscy pracownicy Spółki mają obowiązek udzielenia wskazanej osobie wymaganej przez nią pomocy i współpracy w zakresie weryfikacji okoliczności opisanych w zgłoszeniu nieprawidłowości oraz propozycji środków zaradczych.

Wskazana osoba prowadzi elektroniczną ewidencję przyjętych zgłoszeń. Wskazana osoba ma obowiązek przechowywania zgłoszeń dokonanych za pośrednictwem wewnętrznego systemu zgłoszeń i wszystkich dokumentów powiązanych ze zgłoszeniem przez okres 5 lat od dnia przyjęcia zgłoszenia.

Zgłoszenia można dokonać również w Ministerstwie Sprawiedliwości Republiki Czeskiej, zgodnie z § 16 i kolejnych Ustawy o ochronie sygnalistów.

‍

‍

Wskazana osoba i jej zastępca:

whistleblowing@jetinvestment.cz

Gabriela Tlačbabová, tlacbabova@jetinvestment.cz, 725 740 502

Milan Gašo, gaso@jetinvestment.cz, 731 790 446

‍